Het is een van de meest gestelde vragen sinds Content Whale een agency werd: “Waar zitten jullie juist?” Het antwoord: thuis. Ons team werkt remote en asynchroon en wij hebben geen kantoor. Hoe dat werkt? Dat lees je hier.

Weet jij waarom onze standaard werkdag acht uur telt?

Omdat drie shiften van acht uur ervoor zorgen dat een fabriek de klok rond kan blijven draaien. Maar eigenlijk past dat voor veel mensen niet in hun natuurlijke ritme en kunnen we ons ook helemaal niet zo lang concentreren. Waarom focussen we dan nog steeds op aantal werkuren en niet op de resultaten? Laten we stoppen met werken zoals fabrieksarbeiders 100 jaar geleden door meer zelf onze werkweek in te delen.

Wat is remote werken?

Remote werken betekent werken vanop afstand, waarbij de medewerkers dus niet fysiek op kantoor zijn. Ze kunnen van thuis werken of vanop eender welke locatie ter wereld. Tijdens de coronalockdown werd dit opeens voor veel bedrijven een realiteit. Uiteraard lukt dat niet voor iedereen. Een winkelmedewerker kan moeilijk thuis aan de kassa staan en ook een technieker kan geen machines aan huis laten komen om te herstellen. Maar voor wie niet meer nodig heeft dan een laptop en een internetverbinding, zijn de mogelijkheden eindeloos.

Thuiswerk is niet automatisch asynchroon. Als je baas verwacht dat je van 9 tot 5 online bent, werk je nog steeds synchroon. Maar het verplichte thuiswerken zorgde voor een verschuiving in onze werkmentaliteit. Medewerkers starten of eindigen de werkdag wat vroeger of later, zodat ze de kinderen van school kunnen ophalen of tijd hebben om te sporten. Daardoor vermindert de realtime samenwerking met collega’s en ontstaat spontaan een vorm van asynchroon werken.

Wat is asynchroon werken?

Bij asynchroon werken zijn de verschillende teamleden niet tegelijkertijd aan het werk. Het breekt radicaal met de standaard 9-to-5 en laat medewerkers zelf bepalen wanneer ze werken. Asynchroon werken gaat dus nog een stapje verder dan remote werken en is zeker niet voor alle bedrijven of teams weggelegd.

Voor een dynamisch agency zoals Content Whale was het een logische stap. Onze teamleden zijn allemaal zelfstandigen in hoofd- of bijberoep en gehecht aan hun vrijheid. Het was al snel duidelijk dat niemand er behoefte aan had om ergens op kantoor te gaan zitten. Bovendien heeft elk lid van het team een duidelijke taak en expertise.

Wat zijn de voordelen van asynchroon werken?

Deze manier van werken bevordert het welzijn van de medewerkers. Ieder teamlid beslist zelf wanneer hij of zij het meest productief is. Dat is vooral handig als het gaat om taken waarbij veel denkwerk nodig is, zoals het uitwerken van een contentstrategie, of waarbij je creatief moet zijn. Hoe moeilijk is het om creatief te zijn op bevel? Dat is geen knop die je kan aanzetten om 9 uur bij de start van je werkdag.

Bij asynchroon werken hoort ook asynchrone communicatie waarbij je niet meteen een antwoord moet verwachten. Je krijgt zo niet de hele dag door mails of berichtjes met vragen van collega’s, waardoor je je makkelijker kan concentreren op je taken. En misschien nog belangrijker: er gaan geen uren en uren verloren aan eindeloze (nutteloze?) meetings. Die worden vervangen door goede documentatie,  uitgeschreven briefings of procedures en berichten of mails in plaats van live gesprekken. Elke vergadering kost je bedrijf geld, dus je kan je tijd maar beter goed gebruiken.

Tips voor een asynchroon en remote team

Als je teamleden allemaal op andere momenten en locaties werken, is het belangrijk dat ze niet te afhankelijk zijn van elkaar om hun taken af te werken. Om alles vlot te laten verlopen, zijn er dus goede afspraken nodig, een duidelijke taakverdeling en gestroomlijnde processen. Je werk plannen vraagt meer inzet dan ad hoc taken uit te voeren. Als je input nodig hebt van collega’s, moet je die ruim op voorhand vragen, anders zit je vast op het moment dat jij aan jouw taak begint.

Vertrouwen is de lijm die het hele concept van remote en asynchroon werken samenhoudt. Micromanagers die precies willen weten wanneer, waar en hoe lang iedereen gewerkt heeft, schieten daarmee vooral zichzelf in de voet. Door meetings in te plannen om het team op te volgen, beperk je de tijd waarin zij productief kunnen zijn. In plaats van te controleren vanuit wantrouwen, ga je er juist voor zorgen dat je teamleden alle middelen hebben om hun taken tot een goed einde te brengen. In plaats van het werk op te volgen, focus je op de resultaten, de workflow en de deadlines. Anderzijds mag je van je team meer verantwoordelijkheid en initiatief verwachten. Meer flexibiliteit betekent ook meer zelfdiscipline en zelfstandigheid.

Asynchroon werken bij Content Whale

Om de contentmarketing van onze klanten in goede banen te leiden met een team dat volledig remote en asynchroon werkt, hebben we enkele hulpmiddelen nodig. De basis bestaat uit een handige projectmanagementtool en een berichtentool. Wij kozen voor Trello, omdat dat zeer visueel en enorm gebruiksvriendelijk is. Per project ziet elk teamlid welke taken er moeten gebeuren, tegen wanneer en wie er verantwoordelijk is. Bij elke taak kan een briefing of extra materiaal toegevoegd worden en via de reacties kan iedereen vragen stellen of opmerkingen toevoegen.

Om met elkaar te chatten gebruiken we Slack. Ook als iedereen op een ander moment werkt, is het handig om een kanaal te hebben waarmee je op een snelle en informele manier met elkaar kan praten. Anders verval je in een stroom aan e-mails en bovendien is het best gezellig. Je kan niet verwachten dat je teamgenoten meteen antwoorden en dat vraagt wel een andere ingesteldheid.

Benieuwd hoe we jouw project aanpakken? Stuur ons gerust een mailtje of plan een gesprek in, Emily is wel bereikbaar tijdens kantooruren!